Close Menu

HomeSearchManage EntitiesPost a NoteDiscussionsResearchesRegisterLogin
Please login or register in order to post a note!

Διαχείριση Έργου: Διαχείριση των προσδοκιών με σωστές προβλέψεις

Διαχείριση Έργου: Διαχείριση των προσδοκιών με σωστές προβλέψεις

Hey! Login or register and refresh this page to interact. It only takes a few seconds.

Login


Forgot Password | Register

Register

[Minimum 6 characters]

By clicking the 'Submit' Button below you declare that you agree to the Terms and Conditions, Privacy, Cookies Usage.

Once you click 'Submit' an e-mail with activation link will be send to your email address. You have to click this link within 24 hours in order to activate you account. If you can not find this e-mail check your spam folder.
Then, you will be able to login and build your profile in order to use our services.
Please note that your profile will not be visible, and you will have limited access to our services until you will fill your profile information.

Please login or register in order to post a note!
Please login or register in order to post a note!
Share at twitterShare at facebookShare at linkedinShare at GoogleE-mail thisAdd to Favorites
Visits: 297
Watchers: 0
Shares: 0
Μια πρόσφατη διαμάχη σ’ ένα project, υπογράμμισε την ανάγκη για βαθύτερη προσοχή, στον τρόπο που διατυπώνονται και ανταλλάσσονται οι διάφορες εκτιμήσεις – προβλέψεις για το έργο.


Το θέμα προέκυψε όταν μια ομάδα παρουσίασε τις εκτιμήσεις της, για ένα επιχειρηματικό project υψηλού προφίλ. Ο πυρήνας του project, ακούγοντας την εκτίμηση της ομάδας και τον απόηχο αυτής στη διάρκεια και την  προθεσμία του έργου, ενοχλήθηκε, με αποτέλεσμα η ένταση να κλιμακωθεί και να ασκηθεί πίεση στην ομάδα, ώστε το έργο να ολοκληρωθεί νωρίτερα. Πριν ξεσπάσει μεγαλύτερη διαμάχη, ανάμεσα στις δύο ομάδες, αποδείχτηκε ότι η εκτίμηση που διατυπώθηκε αρχικά, αφορούσε το χειρότερο δυνατό σενάριο, που συμπεριλάμβανε ένα μεγάλο αριθμό παραγόντων κινδύνου, με ποικίλα ποσοστά πιθανότητας και επιρροής στο project. Σχετικά σύντομα, λοιπόν, η ομάδα παρουσίασε τις εκτιμήσεις της, για ένα πιο πιθανό και ρεαλιστικό σενάριο, που ικανοποιούσε ταυτόχρονα τις ανάγκες του έργου και βοήθησε στην αποκατάσταση ενός κλίματος εμπιστοσύνης και σεβασμού, ανάμεσα στις ομάδες.

 

Διαχείριση των προσδοκιών: Σωστές εκτιμήσεις και κατάλληλη επικοινωνία

Το επιμύθιο της παραπάνω περίπτωσης εφαρμόζεται σε δύο διευθύνσεις του project management, την εκτίμηση/πρόβλεψη και την επικοινωνία. Οι δυο τους οδηγούν στη σωστή διαχείριση των προσδοκιών, έναν παράγοντα κλειδί, για την επιτυχία του project, γιατί οι εκτιμήσεις θέτουν και τις προσδοκίες.

Όταν επικοινωνείς, είναι σημαντικό να διασφαλίζεις ότι το μήνυμα που στέλνεις θα πετύχει τον σκοπό του. Ο σκοπός μια εκτίμησης είναι να θέσει μια προσδοκία, ένα στόχο, που θα μπορέσει να πραγματοποιηθεί. Όπως σε όλες τις μορφές επικοινωνίας, ο λήπτης του μηνύματος θα το ερμηνεύσει με βάση τα δικά του φίλτρα, γνώση, προσωπικότητα, εμπειρία. Έτσι, αν μάθεις ό,τι χρειάζεται για το λήπτη του μηνύματός σου, μπορείς να προσαρμόσεις και το μήνυμά σου κατάλληλα. Αντίστοιχα, αν λάβεις μια εκτίμηση που σε αναστατώνει ή σε κάνει να διαφωνείς, δεν έχεις παρά να απευθυνθείς στο συντάκτη της, ρωτώντας τον τις προσωπικές του υποθέσεις, αν υπάρχουν άλλες δυνατότητες, ώστε να αποφευχθεί η οποιαδήποτε ένταση.

 

Εκτιμήσεις και προσαρμοζόμενο management

Οι εκτιμήσεις αναπαριστούν μία σειρά αξιών, με τα πιο απαισιόδοξα, τα πιο πιθανά και τα πιο αισιόδοξα αντίστοιχα σημεία. Για τους επαγγελματίες project managers, το φρόνιμο είναι να παρουσιάζουν και τα τρία σημεία, παράλληλα με τις διάφορες υποθέσεις που κρύβονται από πίσω. Δυστυχώς, όμως, το φρόνιμο, δεν είναι πάντα τόσο φρόνιμο!

Ένας έμπειρος project manager (PM), γνωρίζει ότι η προσαρμοσμένη διοίκηση είναι η πιο αποτελεσματική προσέγγιση και σημαίνει να κάνεις αυτό που είναι το πιο σωστό, κάθε φορά και όχι πάντα το ίδιο. Συχνά το καλύτερο είναι να παρουσιάζεις μια εκτίμηση χωρίς κάτι να τη συνοδεύει (ανάλυση), άλλες φορές πρέπει να συμπεριλαμβάνεις όλες τις δυνατότητες-πιθανότητες, ενώ άλλες να κάνεις μια επιλογή, ανάμεσα σε όλο το φάσμα, από τα απαισιόδοξα μέχρι τα αισιόδοξα σημεία. Σε όλες τις περιπτώσεις όμως, πρέπει να υποστηρίζεις την εκτίμησή σου αναλυτικά, συμπεριλαμβάνοντας όλες τις συνθήκες και τα ρίσκα. Η προσωπικότητα και το παρελθόν του ανθρώπου που θα λάβει και θα αξιοποιήσει την εκτίμησή σου, καθορίζει την προσέγγιση που θα χρησιμοποιήσεις κάθε φορά.

Στο παράδειγμα της αρχής του άρθρου, ένας επαγγελματίας από τον κλάδο της τεχνολογίας παρουσίασε την εκτίμησή του στον PM, που τύγχανε να έχει χρόνια εμπειρίας στο συγκεκριμένο κλάδο. Ο ΡΜ αμέσως θεώρησε ότι υπάρχει υπερβολή,  ότι ο υπεύθυνος της εκτίμησης δεν έκανε σωστά τη δουλειά του κι αντί να τον ρωτήσει για λεπτομέρειες, θύμωσε και κλιμάκωσε το θέμα. Αν ο υπεύθυνος της εκτίμησης είχε λάβει υπόψιν του το παρελθόν του PM και την εμπειρία του, θα είχε παραθέσει ένα πλήρες εύρος υποθέσεων και εκτιμήσεων και η συνεργασία των δύο ανδρών θα ήταν άρτια και όπως αρμόζει ανάμεσα σε δύο συναδέλφους. Αντιθέτως, προστάτεψε τη δικιά του ομάδα εργασίας, με μια τυπική παρουσίαση εκτίμησης, κρίνοντας ότι ο αποδέκτης της δεν θα έχει ούτε την κατάρτιση, ούτε την υπομονή που απαιτείται για τη διαχείριση μιας εκτίμησης πολλαπλών σημείων.

 

Απαισιόδοξες Εκτιμήσεις

Οι απαισιόδοξες εκτιμήσεις αντιπροσωπεύουν τα χειρότερα δυνατά σενάρια. Είναι πολύτιμες, γιατί θέτουν προσδοκίες που είναι πολύ πιθανό να ικανοποιηθούν και όταν γίνουν σωστά, εξασφαλίζουν μια πολύ ρεαλιστική απεικόνιση των κινδύνων που συνοδεύουν το έργο. Αν όμως, υπάρχουν μόνο απαισιόδοξες εκτιμήσεις σ’ ένα έργο, τότε ο πήχης τίθεται πολύ χαμηλά. Αν τα μέλη της ομάδας, εργάζονται για να πετύχει η εκτίμηση τότε είναι σχεδόν σίγουρο ότι θα τελειώσουν το έργο καθυστερημένα και εκτός προϋπολογισμού. Συχνά οι αυτοί που δεν θα υλοποιήσουν την εκτίμηση πιστεύουν ότι οι απαισιόδοξες εκτιμήσεις είναι εκεί έτσι ώστε η ομάδα να μη χρειαστεί να εργαστεί σκληρά. Οι απαισιόδοξες εκτιμήσεις μπορούν να οδηγήσουν σε ελλιπείς αποφάσεις. Μπορούν να αναγκάσουν τους υπευθύνους του έργου να στραφούν σε εναλλακτικά προϊόντα και παρόχους υπηρεσιών, που υπόσχονται να ολοκληρώσουν τη δουλειά ταχύτερα και φθηνότερα.

 

Αισιόδοξες Εκτιμήσεις

Αντίστοιχα, οι αισιόδοξες εκτιμήσεις αντιπροσωπεύουν το καλύτερο δυνατό σενάριο. Είναι εξίσου πολύτιμες, γιατί δείχνουν τι θα συμβεί, αν όλα γίνουν όπως πρέπει και «αναγκάζουν» τους συμμετέχοντες να βάλουν τα δυνατά τους για το επιθυμητό αποτέλεσμα. Όταν υιοθετούνται χωρίς να δίνεται έμφαση στα «μικρά γράμματα», τότε λειτουργούν ως ένα μέσο έμμεσης πίεσης για την επίτευξη του στόχου. Σε μερικές περιπτώσεις εξασφαλίζουν την έγκριση ενός project για παράδειγμα, που υπό άλλες συνθήκες θα είχε απορριφθεί. Το μειονέκτημα των εκτιμήσεων αυτών, είναι ότι συχνά θέτουν σχεδόν ανέφικτες προσδοκίες κι όταν δεν επιβεβαιώνονται ακολουθεί το αίσθημα της απογοήτευσης, η προσπάθεια για απόδοση ευθυνών και πιθανώς οικονομικές ζημιές.

 

Ποιοτικές- Σωστές Εκτιμήσεις

Οι σωστές εκτιμήσεις εξασφαλίζουν στους παραλήπτες τους ένα αίσθημα αξιοπιστίας  και υποδηλώνουν το πόσο αναλυτικά έχει εξετασθεί το αντικείμενο που εκτιμάται. Οι εκτιμήσεις τριών σημείων που αναλύθηκαν νωρίτερα ανήκουν σε αυτή την κατηγορία, καθώς παραθέτουν με ακρίβεια όλο το εύρος των πιθανοτήτων. Μια ποιοτική εκτίμηση είναι αυτή που επισημαίνει με ακρίβεια όλες τις προϋποθέσεις και συνθήκες που πρέπει να πληρούνται ώστε να επιτευχθεί το αναμενόμενο αποτέλεσμα στον αναμενόμενο χρόνο και κόστος. Οι υποθέσεις της εκτίμησης σχετικά με αυτές τις προϋποθέσεις επισημαίνουν κάθε σενάριο και μπορούν να αφορούν πχ την έκβαση ενός πιθανού κινδύνου ή τη διάρκεια της διαδικασίας έγκρισης μια απόφασης.

Πολλοί ισχυροί εμπλεκόμενοι σε ένα έργο μπερδεύουν τις εκτιμήσεις τριών σημείων σαν μια ερώτηση πολλαπλών επιλογών, όπου θα διαλέξουν εν τέλει, την επιλογή που τους φαίνεται πιο αρεστή. Δεν είναι το ίδιο όμως η πιο αρεστή με την πιο πιθανή επιλογή.

Από τη σκοπιά λοιπόν του εκτιμητή, πρέπει το μήνυμα της εκτίμησης να γίνει αντιληπτό σε όλο το φάσμα των εμπλεκόμενων και να υπενθυμίζεται διαρκώς στους ότι οι εκτιμήσεις δεν είναι δεδομένα με σίγουρη εξέλιξη, αλλά δυναμικά στοιχεία, που υπόκεινται σε αλλαγές.

Παράλληλα, από την πλευρά του PM, πρέπει να εξασφαλιστεί ότι οι εκτιμήσεις που φτάνουν στα χέρια του είναι ποιοτικές, λαμβάνουν υπόψιν τους όλα τα ρίσκα και υποστηρίζονται από λογικές υποθέσεις οι οποίες και αναμένεται να επαληθευτούν στη διάρκεια υλοποίησης του project.


About Open-Works Contact

HTML5 | Mobile Optimized